Haufe-Lexware: Salesforce Datenmigration im laufenden Betrieb als Basis für SAP S/4HANA
Erfolgsgeschichte
Eine Salesforce Org, zwei Datenmodelle und drei Millionen Datensätze
Im Rahmen ihrer konzernweiten IT-Strategie löste Haufe-Lexware ihre bestehende On-Premises-ERP-Lösung SAP ECC durch die Cloud-Lösung SAP S/4HANA ab und stellte die Systemlandschaft zukunftssicher und leistungsfähig auf. Im bisherigen Systemumfeld war Salesforce eng mit SAP ECC integriert und diente als führende Lösung zur Abbildung kundenbezogener Prozesse. Mit dem Projekt sollte Salesforce dauerhaft als führendes System für Kundenstammdaten etabliert und in die neue ERP-Architektur eingebunden werden.
Dafür passte Haufe-Lexware zusammen mit H+W CONSULT, einem Tochterunternehmen von Salesfive, das bestehende Salesforce Datenmodell grundlegend an die neuen Anforderungen an und setzte eine großvolumige, komplexe Datenmigration um.
In der Migration von Salesforce zu Salesforce überführte das Projektteam über drei Millionen Datensätze in das neue Objektmodell. Während der Transformation blieben beide Datenmodelle parallel in der Salesforce Org im Betrieb: das bestehende, auf SAP ECC ausgerichtete Modell und das neue, an SAP S/4HANA angepasste. Eine bidirektionale Echtzeit-Synchronisierung hielt beide konsistent.
Möglich machte das ein eigens entwickeltes, Python-basiertes Migrationstool. Bestehende Automatismen, Validierungen und externe Schnittstellen liefen damit ununterbrochen weiter.
Überblick
Das wurde umgesetzt
Haufe-Lexware hat im Zuge der SAP-S/4HANA-Einführung eine komplexe Salesforce Datenmigration erfolgreich abgeschlossen. H+W CONSULT begleitete das Unternehmen als spezialisierter Integrationspartner.
Entwicklung eines Python-basierten Migrationstools für die Datenüberführung
Bidirektionale Echtzeit-Synchronisierung zwischen dem alten und neuen Datenmodell
Konzeption eines Mapping- und Transformations-Frameworks für die SAP-S/4HANA-Anforderungen
Migration externer Anwendungen von Connected Apps auf External Client Apps
Technologien
Diese Technologien wurden eingesetzt
Systeme sind nur so gut wie die Technologie dahinter. Deshalb setzen wir in den Digitalisierungsprojekten unserer Kund:innen auf moderne Lösungen aus dem Salesforce Ökosystem. Bei Haufe-Lexware kamen unter anderem die folgenden Technologien zum Einsatz.
Salesforce Flow
Salesforce Flow ist ein Low-Code-/No-Code-Werkzeug innerhalb der Salesforce Plattform, mit dem sich Geschäftsprozesse und wiederkehrende Aufgaben einfach und visuell automatisieren lassen.
Apex
Mit der objektorientierten Programmiersprache Apex lassen sich individuelle Geschäftslogik und komplexe Prozesse auf der Salesforce Plattform entwickeln.
Python
Die Programmiersprache Python wird vielseitig für Datenanalyse, Künstliche Intelligenz, Webentwicklung sowie Automatisierung eingesetzt.
SAP
SAP ist ein Anbieter von Unternehmenssoftware zur Steuerung von Geschäftsprozessen.
„Die Zusammenarbeit war von Beginn an sehr professionell. Bereits beim ersten Gespräch hat das Team pointierte Fragen zu den Randbedingungen, den Projektanforderungen und den denkbaren Lösungsoptionen gestellt und sich damit deutlich von anderen Anbietern abgehoben.“
Herausforderungen
Das war die Ausgangssituation
Der Wechsel auf SAP S/4HANA erforderte eine vollständige Neustrukturierung des Salesforce Datenmodells in einer komplexen internationalen Systemlandschaft, während alle Systeme und Prozesse störungsfrei weiterlaufen mussten.
Mit dem Auslaufen des SAP-ECC-Supports Ende 2027 wurde die Ablösung durch SAP S/4HANA unausweichlich. Das bestehende Salesforce Datenmodell war jedoch auf SAP ECC ausgerichtet und ließ sich nicht direkt in die SAP-S/4HANA-Architektur überführen. Die Objektstrukturen unterschieden sich grundlegend, was eine vollständige Neukonzeption mit Transformationslogiken und Mapping-Tabellen in Salesforce erforderte.
Zusätzliche Komplexität entstand durch die Systemlandschaft: Zwei SAP-Systeme und mehrere angebundene Umsysteme wie Webshop, Kundenservice und Haufe Akademie mussten mit der neuen Umgebung verbunden bleiben.
Der Parallelbetrieb stellte hohe Anforderungen an die Datenkonsistenz: Stammdatenänderungen in einem Modell mussten unmittelbar im anderen verfügbar sein, sonst drohten Inkonsistenzen, die Geschäftsprozesse beeinträchtigen.
Hinzu kamen zwei spezifische Anforderungen aus dem Parallelbetrieb: Duplikatsregeln durften ausschließlich innerhalb des jeweiligen Datenmodells greifen, nicht modellübergreifend. Außerdem sollten Datensätze je nach Datenmodell unterschiedlich sichtbar sein, ein Verhalten, das von der Salesforce Standardlogik abweicht.
Über drei Millionen Datensätze, primär Kundenstammdaten, mussten in das neue Objektmodell überführt werden. Datenqualität, konsistente Strukturen und die präzise Abstimmung der Business-Logik zwischen Salesforce und SAP S/4HANA waren dabei entscheidend.
Die internationale Aufstellung der Haufe-Lexware machte die Qualitätsanforderungen besonders deutlich, etwa bei Telefonnummern: Unterschiedliche Formate, führende Nullen und variierende Ländervorwahlen mussten vereinheitlicht werden, ohne Informationen zu verlieren. Standard-Migrationswerkzeuge konnten diese Anforderungen nicht abdecken.
Das bestehende Salesforce System war eng mit Automatismen, Validierungsregeln und individuellen Entwicklungen verknüpft, alle auf das SAP-ECC-basierte Datenmodell ausgerichtet. Sämtliche dieser Komponenten mussten analysiert, angepasst und im neuen Modell weiter funktionieren, einschließlich der Vorwärts- und Rückwärtskompatibilität zu den angebundenen Systemen.
Hinzu kamen externe Anwendungen, die über Connected Apps auf Salesforce zugriffen. Auch diese Zugriffe mussten in jeder Projektphase erhalten bleiben.
Lösung
Der Projekterfolg im Detail
Aus einem Datenmodell, das auf ein abgelöstes ERP-System ausgerichtet war, ist eine stabile Grundlage für die SAP-S/4HANA-Transformation entstanden: Haufe-Lexware hat seine Datensätze bei laufendem Betrieb in ein neu strukturiertes Salesforce Objektmodell überführt, mit durchgängiger Datenkonsistenz zwischen altem und neuem Modell.
Python-basiertes Migrationstool
Drei Millionen Datensätze gingen kontrolliert in das neue Modell über. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, jede Abweichung erkennbar.
Möglich macht das eine Python-basierte Eigenentwicklung: Das Migrationstool verarbeitet große Datenmengen flexibel, berücksichtigt technische Sonderfälle in der Tool-Logik und ermöglicht eine schrittweise Migration.
Mapping- und Transformations-Framework
Jeder Datensatz erhält im neuen Modell die richtige Struktur, einschließlich vereinheitlichter Datenformate über alle internationalen Standorte hinweg.
Grundlage dafür ist ein strukturiertes Mapping- und Transformations-Framework, das die Anforderungen von SAP S/4HANA präzise abbildet. Transformationslogiken und Mapping-Tabellen sind als verbindliche Vorlage für alle Migrationsschritte dokumentiert.
Bidirektionale Echtzeit-Synchronisierung über Orchestrations-Flow
Stammdatenänderungen sind sofort in beiden Modellen konsistent verfügbar, die Voraussetzung für den ununterbrochenen Parallelbetrieb.
Dahinter steht ein per Apex aufgerufener Orchestrations-Flow. Dieser Master-Flow steuert die Datenmanipulation und ruft je nach Anwendungsfall spezialisierte Sub-Flows auf, die die bidirektionale Transformation übernehmen und jeden Datensatz dem richtigen Modell zuweisen. Vor dem produktiven Einsatz validierte das Team die Architektur in einem Proof of Concept (POC).
Datenintegrität durch Record Types und Apex Trigger
Duplikatsregeln und Sichtbarkeiten bleiben sauber pro Datenmodell getrennt, ein zentraler Baustein für die Datenintegrität während des Parallelbetriebs.
Zwei gezielte Mechanismen sorgen dafür, dass Duplikatsregeln über Record Types pro Datenmodell abgegrenzt werden, während ein BeforeInsert Apex Trigger die Standardlogik der Datensichtbarkeit überschreibt, sodass Datensätze nur im jeweils richtigen Datenmodell sichtbar sind.
Stabile Prozesse mit Trigger-Framework und Best Practices
Bestehende Entwicklungen blieben nach dem Modellwechsel weitgehend erhalten, ohne Prozesse zu unterbrechen oder Funktionen zu verlieren.
Sämtliche Automatismen, Validierungsregeln und individuellen Entwicklungen wurden dafür auf Basis von Salesforce Flow Transform Komponenten und Apex Logiken in das neue Datenmodell überführt. Für die strukturierte Umsetzung wurde ein standardisiertes Trigger-Framework eingeführt, das Best Practices verankert und die langfristige Wartbarkeit sichert.
Migration externer Anwendungen
Webshop, Kundenservice und Haufe Akademie behielten in jeder Projektphase einen funktionierenden Zugriff auf Salesforce.
Dafür wurden die Umsysteme vollständig inventarisiert und schrittweise von Connected Apps auf External Client Apps überführt, mit gezielter Einschränkung auf das alte Datenmodell zur sauberen Abgrenzung während des Parallelbetriebs.
„Das Team hat trotz starker inhaltlicher Abhängigkeiten zu anderen Projektbeteiligten seine Themen selbstverantwortlich vorangetrieben. Damit konnte ich als Projektverantwortlicher Teilaufgaben guten Gewissens abgeben und mich auf eine zuverlässige Umsetzung verlassen.“
Unternehmen
Über Haufe-Lexware
Die Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG ist Teil der Haufe Group, einem führenden B2B-Anbieter für integrierte Business- und Arbeitsplatzlösungen. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Freiburg im Breisgau begleitet Organisationen auf ihrem Weg der digitalen Weiterentwicklung mit hochwertigen Inhalten, intelligenter Software und praxisnaher Weiterbildung.
Gegründet 1951, beschäftigt die Haufe Group heute rund 2.700 Mitarbeitende an zwölf Standorten. Zu den bekanntesten Marken gehören Haufe, die Haufe Akademie und Lexware. Über eine Million Kund:innen, vom Freelancer bis zum DAX-Konzern, vertrauen auf die Lösungen des Unternehmens aus der DACH-Region.
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