New Work SE: Moderne Integrationsplattform mit MuleSoft für schnellere Prozesse
Erfolgsgeschichte
Vom Bestandssystem zur strategischen Integrationsplattform
New Work SE betreibt mit XING eine der bekanntesten Karriereplattformen im deutschsprachigen Raum. Die Integrationen rund um Salesforce liefen über Jahre auf der Middleware Magic xpi. Als der Hersteller eine neue Version ankündigte und New Work SE parallel sein ERP-System von der On-Premises- auf die Cloud-Version von Microsoft Business Central umstellte, ergab sich der passende Moment, auch die Integrationsebene zu erneuern.
Gemeinsam mit H+W CONSULT, einem Tochterunternehmen von Salesfive, entschied sich New Work SE für MuleSoft als neue Integrationsplattform. Das Projekt startete im Januar 2025 mit der Verbindung zwischen Salesforce und Business Central zur Rechnungsstellung als erste Priorität. Schritt für Schritt überführte das Team insgesamt vier Schnittstellen in die neue Architektur.
Ziel war es, die bestehenden Schnittstellen in eine moderne, cloudbasierte Technologie zu überführen, ohne die etablierten Prozesse zu verändern. New Work SE wollte den Wartungsaufwand senken, eigene Server abschalten und eine Grundlage schaffen, die sich für weitere Projekte wiederverwenden lässt.
Der Wechsel machte sich direkt nach dem Go-live bemerkbar: Die Verarbeitung läuft heute deutlich schneller und stabiler. Zugleich ist das Projekt für New Work SE der Auftakt einer größeren MuleSoft Strategie. Weitere Schnittstellen sollen folgen.
Überblick
Das wurde umgesetzt
New Work SE modernisierte seine Systemintegration und zog seine Schnittstellen auf eine cloudbasierte Plattform um. H+W begleitete das Unternehmen als Integrationspartner.
Einführung MuleSoft als Integrationsplattform
Anbindung von Salesforce an Microsoft Business Central
Überführung von vier Schnittstellen auf MuleSoft
Befähigung der Anwender:innen zur Prozesssteuerung und Erstanalyse
Technologien
Diese Technologien wurden eingesetzt
Systeme sind nur so gut wie die Technologie dahinter. Deshalb setzen wir in den Digitalisierungsprojekten unserer Kund:innen auf moderne Lösungen aus dem Salesforce Ökosystem. Bei New Work SE kamen unter anderem die folgenden Technologien zum Einsatz.
Media Cloud
Die Salesforce Media Cloud unterstützt Medienunternehmen bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen und Angeboten.
Microsoft Business Central
Microsoft Business Central ist eine cloudbasierte ERP-Lösung für Finanzen und Rechnungsstellung.
Braze
Braze ist eine cloudbasierte Customer Engagement Platform, mit der Unternehmen Multichannel-Marketingkampagnen verwalten können.
„MuleSoft fördert mit einem massiven Performance Boost die Skalierbarkeit und Schnelligkeit unserer Prozesse. Dadurch kommt es auch bei den Automatisierungen in Salesforce zu keinen Problemen.“
Herausforderungen
Das war die Ausgangssituation
Die eingesetzte Middleware war in die Jahre gekommen, gleichzeitig musste das ERP-System in die Cloud migriert werden. New Work SE plante, seine zentralen Schnittstellen zu modernisieren, ohne dass der laufende Rechnungsbetrieb dabei ins Stocken geriet.
Die bisherige Lösung basierte auf eigenen Servern, deren Aktualisierung und Weiterbetrieb mit hohen Investitionen verbunden gewesen wäre. Statt das bestehende System aufwendig zu erneuern, entschied sich New Work SE für eine cloudbasierte Plattform.
MuleSoft war dabei die wirtschaftlich wie technologisch tragfähigere Wahl.
Die Umstellung des ERP-Systems von der On-Premises- auf die Cloud-Version von Microsoft Business Central lief zeitgleich zum Integrationsprojekt. Beide Umstellungen mussten daher ineinandergreifen, sodass die Rechnungsstellung störungsfrei funktionierte.
Anders als das Vorgängersystem benötigt das neue Business Central im Rechnungsprozess zwei getrennte Anfragen: eine für den Rechnungskopf und eine für die Rechnungsposten.
Dieser zweistufige Prozess erforderte eine gezielte Anpassung der Schnittstelle, damit die Daten korrekt und vollständig übergeben werden.
Während des Projekts wurden die Marken XING und kununu organisatorisch stärker getrennt. kununu brauchte daher eine eigene Schnittstelle zur Rechnungsstellung, die den Betrieb in der Übergangsphase absicherte.
Diese Anforderung musste kurzfristig und flexibel umgesetzt werden.
„MuleSoft lässt sich unkompliziert von unseren Mitarbeitenden monitoren. So können wir schnell reagieren, sollte es auf einer Seite mit einzelnen Datensätzen Schwierigkeiten geben, losgelöst davon, in welchem System es diese gibt.“
Lösung
Der Projekterfolg im Detail
Aus der bisherigen Middleware ist eine cloudbasierte Integrationsplattform geworden, auf der vier zentrale Schnittstellen laufen. New Work SE arbeitet damit schneller und unabhängiger als zuvor.
Rechnungsstellung als Fundament
Aufträge fließen aus Salesforce automatisch in Business Central und werden dort weiterverarbeitet. Möglich macht das eine Schnittstelle, die auf den zweistufigen Prozess von Business Central abgestimmt ist. Rechnungskopf und Rechnungsposten werden damit in getrennten Anfragen verarbeitet. Die Quelldaten liefert Salesforce, die Rechnung erstellt Business Central.
Vier Schnittstellen auf einer Plattform
Wartung und Übersicht sind deutlich einfacher geworden, seit die Integrationen zentral zusammengeführt sind. Auf MuleSoft sind Salesforce, Business Central, kununu, ein internes Tool zur Kundenfreischaltung und Braze miteinander verbunden. So nutzen Rechnungsstellung, Freischaltung und Lead-Management dieselbe technische Grundlage.
Lead-Management auf belastbarer Grundlage
Trotz hoher Komplexität ist die Verbindung zwischen Braze und Salesforce heute stabil. Damit greifen Datenerfassung und Weiterverarbeitung sauber ineinander, sodass die Lead-Verarbeitung zuverlässig funktioniert. Die Schnittstelle zählte zu den anspruchsvollsten im Projekt und profitierte besonders von der Geschwindigkeit, die MuleSoft mitbringt.
Wiederverwendbarkeit als Zeitgewinn
Wiederverwendbare Elemente sparten viel Zeit beim Einrichten der Schnittstelle für kununu. Sie ließ sich auf Basis der bestehenden Lösung in nur drei Wochen umsetzen. Wo Standardkonnektoren nicht passten, etwa beim bestehenden E-Mail-Postfach für die Fehlerbehandlung, entwickelte das Team eine kundenspezifische Lösung, damit Authentifizierung und Fehlermeldungen wie gewohnt funktionieren.
Höhere Performance, weniger Aufwand
Mit MuleSoft laufen die Prozesse deutlich schneller und stabiler. Ein Verarbeitungsjob, der früher rund 30 Minuten dauerte, ist heute in knapp zwei Minuten abgeschlossen. Supportanfragen durch Anwender:innen, die mit dem alten System regelmäßig aufkamen, entfallen. Da New Work SE zudem keine eigenen Server mehr betreiben muss, sinken Wartungsaufwand und Kosten.
Unabhängigkeit und skalierbare Basis
Gemeinsam mit H+W schulte New Work SE eigene Expert:innen darin, Prozesse ohne externe IT zu steuern und potenzielle Schnittstellenfehler zu erkennen. Das ist besonders relevant, da MuleSoft mit mehr als 1.000 Konnektoren die Grundlage für weitere geplante Integrationen bietet. Darüber hinaus hat New Work SE in Kooperation mit H+W bereits erste Tests mit Salesforce Agentforce durchgeführt.
„Die Expert:innen von H+W sind tief in den Themen drin. Daher ist unser Rat, sie frühzeitig in Projekte einzubinden, um mit einem gut definierten und dokumentierten Business Case das Fundament für eine gute Umsetzung zu legen.“
Unternehmen
Über New Work SE
Die New Work SE engagiert sich für eine bessere Arbeitswelt. Mit ihrer Marke XING tritt sie an, der wichtigste Recruiting-Partner im deutschsprachigen Raum zu sein. Sie bringt Kandidat:innen und Unternehmen zusammen, damit Berufstätige ein zufriedeneres Job-Leben führen und Firmen durch die richtigen Talente erfolgreicher werden.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Hamburg und hat darüber hinaus Büros unter anderem in Düsseldorf, Wien, Barcelona, Valencia und Porto.
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