Junikom: Automatisierte Vertriebsprozesse für eine 360-Grad-Kundensicht
Erfolgsgeschichte
Aus vier Systemlandschaften wird eine Plattform
Die Junikom Gruppe vereint vier eigenständige Softwareunternehmen unter einem Dach: EurOwiG, bec kommunal, geoinform und more! software. Vor ihrem Zusammenschluss arbeitete jedes Unternehmen mit eigenen Tools, Excel-Listen und selbst gebauten Datenbanken. Eine professionelle CRM-Lösung und einen gemeinsamen Datenpool gab es nicht.
Gemeinsam mit H+W CONSULT, einer Tochtergesellschaft von Salesfive, etablierte die Gruppe die Salesforce Sales Cloud als zentrale Plattform für alle vier Tochterunternehmen. Ziel war ein einheitlicher Vertriebsprozess über die gesamte Gruppe hinweg und eine konsolidierte Datenbasis, die einen 360-Grad-Blick auf jede Kundenbeziehung ermöglicht.
Den Auftakt bildeten Workshops im Sommer 2025, in denen H+W die Prozesse aller Unternehmen analysierte und zu einem gemeinsamen Basis-Vertriebsprozess zusammenführte. Ein wesentlicher Teil des Projekts war die Migration heterogener Datenquellen aus Altsystemen wie Lexware und diversen Eigenentwicklungen in eine gemeinsame Salesforce Instanz.
Heute arbeitet Junikom ohne Datensilos. Die nächsten Ausbaustufen sind bereits umrissen: eine gruppenweite Rechnungsstellung, die Einführung der Salesforce Service Cloud und weitere Automatisierungen. So sollen Vertrieb und Service auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammengeführt und zugleich die Voraussetzungen für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) geschaffen werden.
Überblick
Das wurde umgesetzt
Junikom konsolidierte die Vertriebs- und Vertragsprozesse ihrer Tochterunternehmen in einer zentralen Salesforce Plattform. H+W begleitete das Projekt als Prozess- und Implementierungspartner.
Einführung der Sales Cloud als zentrale Plattform
Migration heterogener Datenquellen
Standardisierung von Vertriebsprozessen
Zentrale Vermögensverwaltung über Assets
Technologien
Diese Technologien wurden eingesetzt
Systeme sind nur so gut wie die Technologie dahinter. Deshalb setzen wir in den Digitalisierungsprojekten unserer Kund:innen auf moderne Lösungen aus dem Salesforce Ökosystem. Bei Junikom kamen unter anderem die folgenden Technologien zum Einsatz.
Herausforderungen
Das war die Ausgangssituation
Vier Unternehmen, vier gewachsene Arbeitsweisen und keine gemeinsame Datenbasis: Die Junikom Gruppe brauchte einheitliche Prozesse, ohne die Eigenständigkeit der Tochterunternehmen aufzugeben.
Jedes der vier Unternehmen arbeitete mit eigenen Werkzeugen, von Excel-Listen bis zu selbst gebauten Datenbanken. Kundendaten lagen verteilt, eine übergreifende Sicht war nicht möglich. Teilweise lief die Rechnungsstellung losgelöst von den übrigen Vertriebsdaten über Lexware.
Ein gemeinsamer Blick auf die Kundenbeziehungen setzte voraus, alle Datenquellen in eine zentrale Plattform zu überführen und den Datenbestand der vier Unternehmen zusammenzuführen.
Vor dem Zusammenschluss folgte jedes Unternehmen eigenen Abläufen. Für eine gruppenweite Steuerung fehlte ein gemeinsamer Vertriebsprozess, der zugleich die unterschiedlichen Geschäftsmodelle abbildet. Diese umfassen einerseits mehrjährige Abonnements und andererseits einmalige Produktverkäufe wie Installationen oder Schulungen.
Ein standardisierter Basis-Vertriebsprozess war erforderlich, der die Abläufe aller vier Unternehmen zusammenführt und dabei beide Geschäftsmodelle sauber abbildet.
Weil Kund:innen häufig bei mehreren Tochterunternehmen geführt wurden, entstanden Dubletten: Derselbe Kunde tauchte mit mehreren Accounts in verschiedenen Tochtergesellschaften auf.
Für eine belastbare Datenbasis und die anstehende Rechnungsstellung mussten diese Datensätze zusammengeführt und einheitliche Kundennummern eingeführt werden, bevor das geplante Abrechnungsprojekt startete.
Die Standardisierung traf auf Teams, die nach der Übernahme durch Junikom in einer sensiblen Übergangssituation waren. Bislang konnten sie recht flexibel auf individuelle Kundenwünsche reagieren, was oft zu individuellen Anpassungen in Dokumenten führte.
Die Einführung standardisierter Prozesse erforderte, auf die Bedenken der Mitarbeitenden einzugehen, bisherige Abläufe zu verstehen und zugleich inoffizielle Änderungen an den Dokumenten zu vermeiden, um die spätere Rechnungsstellung nicht zu gefährden.
„Mit Salesforce haben wir erstmals eine zentrale und belastbare Sicht auf alle Kunden der Junikom Gruppe. Das schafft mehr Transparenz im Vertrieb und ermöglicht uns, unsere Kunden strukturierter und gezielter zu entwickeln.“
Lösung
Der Projekterfolg im Detail
Aus vier getrennten Systemen ist eine gemeinsame Plattform geworden: Die Junikom Gruppe steuert ihren Vertrieb heute über einen einheitlichen Prozess und sieht alle Details zu ihren Kund:innen an einer Stelle.
Zentrale Plattform für vier Unternehmen
Erstmals besteht durch die Sales Cloud ein gruppenweiter Blick auf sämtliche Kundenbeziehungen. Sie löst die verteilten Altsysteme ab und führt die Daten der Unternehmen in einer gemeinsamen Instanz zusammen. Mit der geplanten Service Cloud entwickelt sich Salesforce zur zentralen Plattform, die Vertrieb und Kundenservice zusammenbringt.
Standardisierte Vertriebsprozesse
Die Junikom Gruppe verfolgt zwei Geschäftsmodelle mit einheitlichen Prozessen: ein schlankes Modell für Einmalverkäufe und ein komplexeres für Abonnements. Bei Letzterem ist die Angebotserstellung über die Salesfive Lösung DocXpert fest mit der Opportunity verknüpft. Deren Abschluss erzeugt automatisch Auftrag, Vertrag und die zugehörigen Vermögenswerte und sichert so einen durchgängigen Prozess.
Automatisierte Vertragsverwaltung
Die Vertragshistorie bleibt im Abonnementgeschäft mit mehrjährigen Laufzeiten jederzeit transparent. Dafür sorgt ein nächtlicher Batch-Job, der für auslaufende Verträge automatisch Erneuerungs-Opportunities erstellt. Anpassungen während der Laufzeit, etwa Up- oder Downsells, werden direkt am aktiven Vertrag abgebildet. Läuft ein Vertrag aus, markiert das System ihn als abgelaufen.
360-Grad-Blick über Vermögenswerte
Alle Produkte und Verträge eines Kunden sind heute über die vier Unternehmen hinweg zentral zu sehen. Über Assets auf dem Account erkennt der Vertrieb, welche Produkte ein Kunde innerhalb der Gruppe bereits nutzt, und kann seine Aktivitäten sowie Cross- und Upselling-Potenziale gezielter steuern. Ergänzt werden die Einblicke durch Analysen und Reportings, die Junikom selbst erstellt.
Datenmigration als Fundament
Im Zuge einer anstehenden Tarifrevision fließen die empfohlenen neuen Produkt-Bundles automatisch in die Opportunities ein, statt der bisherigen Einzelprodukte. Grundlage dafür ist die Migration der Altverträge und Produkte aus komplexen Excel-Listen. Die Daten wurden bereinigt und so in Salesforce strukturiert, dass sie die neuen Prozesse unterstützen und den Einsatz von KI tragen.
Befähigung des Teams
Junikom betreibt die Plattform eigenständig und schult fortlaufend neue Mitarbeitende. Möglich machten das initiale Trainings und ein Handbuch von H+W. Weil sich die konkreten Anforderungen zu Projektbeginn nur schwer fassen ließen, setzte das Team zudem auf einen Proof of Concept: Mit diesem visualisierte es die Struktur der Salesforce Instanz und schuf eine gemeinsame Grundlage für die weitere Ausgestaltung.
„Die Herausforderung war, vier Unternehmen mit unterschiedlichen Strukturen und Abläufen auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzubringen. H+W CONSULT hat uns dabei pragmatisch begleitet. Gemeinsam haben wir einen Vertriebsprozess aufgebaut, der zu unserer Gruppe passt und sich weiterentwickeln lässt.“
Unternehmen
Über Junikom
Die Junikom Gruppe mit Sitz in München umfasst die vier Softwareunternehmen EurOwiG, bec kommunal, geoinform und more! software. Jedes der Unternehmen entwickelt spezialisierte Software für unterschiedliche Fachbereiche der öffentlichen Verwaltung.
Die Gruppe unterstützt bundesweit rund 1.500 Kunden mit passgenauen digitalen Lösungen. Das Portfolio umfasst unter anderem Software für die Bau- und Liegenschaftsverwaltung, Geoinfrastrukturdaten, Ordnungswidrigkeiten, Sitzungsmanagement sowie KI-gestützte Protokollierung. Junikom verfolgt damit das Ziel einer verfahrens- und rechtssicheren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen für effizientere Abläufe und besseren Bürgerservice.
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