RFP Intelligence: RFP-Anforderungen werden begründete Angebote

Komplexe Ausschreibungen erhalten Sie als Paket aus Fließtext, Tabellen, Zeichnungen und Anhängen, deren Anforderungen sich nicht automatisch und auf einen Blick vergleichen lassen. Vertrieb, Engineering, Produktmanagement und Legal bewerten dieselben Fragen immer wieder neu, weil frühere Entscheidungen nirgends strukturiert vorliegen. Die Sichtung dauert lange, No-Go-Kriterien fallen spät auf und jedes Team gibt eine andere Bewertung ab. Das Resultat sind ressourcenintensive RFP-Prozesse und Angebote, die sich im Zweifel auf vage Entscheidungen berufen.

Eine 120-seitige Ausschreibung enthält in einem Anhang die Anforderung „IP68 bei 26 m Untertauchtiefe“. Niemand weiß auf Anhieb, ob das Produkt das erfüllt oder ob dazu bereits eine Bewertung existiert.

Strukturiertes Ergebnis des RFP Intelligence Agent:

1. Erfassung: Der KI-Agent erkennt die Anforderung im Anhang und verlinkt sie mit Seite und Abschnitt.

2. Strukturierung: Er leitet die Schutzart, den Grenzwert von 26 Metern und die Einsatzbedingung als einzelne Parameter ab.

3. Bewertung: Der KI-Agent gleicht den Wert mit der dokumentierten Produktgrenze ab, erkennt eine Überschreitung und setzt den Status auf Risiko.

4. Routing: Er schlägt eine bekannte Risikominderung aus einem früheren Projekt vor, setzt das Engineering als Owner ein und legt den Fall in der Review Queue an.

Das Team sieht im Review-Board eine quellenverlinkte Anforderung mit Klassifikation, Bewertung, Owner, Vorschlag zur Risikominderung und Restrisiko und bestätigt oder korrigiert die Entscheidung mit einem Klick.

Beispielhafte Darstellung, generiert aus RFP- und CRM-Daten.