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Process Mining mit Celonis und Salesforce
Autor
Manuel Müller
Integration Specialist
Aktualisiert am
18. August 2026
Lesezeit
5 Min.
Auf einen Blick
- Process Mining mit Celonis ermöglicht Unternehmen einen präzisen Blick auf ihre Geschäftsprozesse.
- Unternehmen verstehen damit besser, wie ihre Organisation funktioniert und wo es Hindernisse in den Prozessen gibt.
- Celonis reichert die Process-Mining-Ergebnisse mit KI, Geschäftskontext und weiteren Daten an und ermöglicht darauf basierend konkrete Handlungsempfehlungen.
- Die Kombination von Celonis und Salesforce hilft, Engpässe aufzudecken, CRM-Daten mit weiteren Unternehmensdaten zu verbinden und End-to-End-Prozesse zu optimieren.
- Mit Process Mining lassen sich die Effizienz steigern und die Customer Experience stärken.
Einleitung
Steigender Kosten- und Effizienzdruck und fehlende Fachkräfte fordern Unternehmen heraus, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und rentabel zu gestalten. Salesforce hat sich dabei als weltweit führende CRM-Plattform bewährt, weil sie Vertrieb, Marketing und Kundenservice miteinander verbindet. Doch wie können Unternehmen sicherstellen, dass alle Prozesse sinnvoll ineinandergreifen und die gewonnen Daten bestmöglich ausgeschöpft werden, auch über die Grenzen des CRM-Systems hinaus?
Hier setzt Process Mining an, mit Celonis als einem der führenden Anbieter. Die Lösung nimmt Geschäftsprozesse genau unter die Lupe und liefert detaillierte Einblicke in die tatsächlichen Abläufe.
Was ist Process Mining?
Process Mining ermöglicht Unternehmen einen präzisen Blick auf ihre Geschäftsprozesse. Anstelle sich auf Vermutungen zu verlassen, zeigt die Technologie, wie geplante Prozesse wirklich ablaufen. Dazu wertet sie die digitalen Spuren aus, die jeder Prozessschritt in den beteiligten IT-Systemen hinterlässt, sogenannte Ereignisprotokolldaten oder Event Logs. Daraus entsteht ein digitales Abbild der tatsächlichen Abläufe, das häufig Abweichungen von den ursprünglich geplanten Prozessen offenbart.
Process-Mining-Plattformen können Prozesse kontinuierlich analysieren und selbst kleinste Abweichungen aufdecken, etwa überdurchschnittliche Bearbeitungszeiten oder ungewöhnliche Schleifen. Unternehmen verstehen damit besser, wie ihre Organisation funktioniert, wo es Hindernisse in den Prozessen gibt und warum Verzögerungen entstehen.
Ansätze wie Object-Centric Process Mining gehen einen Schritt weiter. Statt einzelne Prozesse isoliert zu betrachten, lassen sich miteinander verbundene Geschäftsobjekte wie Kund:innen, Opportunities, Aufträge, Rechnungen oder Servicefälle gemeinsam analysieren. So entsteht ein umfassenderes Bild komplexer End-to-End-Prozesse.
Laufen nicht immer wie geplant: Reale Geschäftsprozesse entsprechen oft nicht den im Vorfeld definierten Abläufen.
In der Praxis kann das dann so aussehen: Der Vertrieb deckt mit Process Mining ineffiziente Schritte in der Angebots- oder Vertragsphase auf und versteht, warum Opportunities immer wieder an bestimmten Entscheidungsstellen stagnieren. Der Kundenservice erkennt, wo Verzögerungen die Kundenbetreuung ausbremsen und welche Schritte sich vereinfachen lassen, um Anfragen zügiger zu bearbeiten. Im Marketing kann Process Mining zeigen, an welchen Stellen Interessent:innen abspringen und welche Prozesspfade und Touchpoints besonders häufig mit einer Conversion verbunden sind.
Voraussetzung für aussagekräftiges Process Mining sind ausreichend vollständige und zeitlich nachvollziehbare Ereignisdaten. Unternehmen sollten daher vorab prüfen, welche Prozessschritte in Salesforce und angebundenen Systemen dokumentiert werden, ob eindeutige Objekt- oder Fall-IDs vorhanden sind und wie zuverlässig Zeitstempel sowie Statuswechsel gepflegt werden.
Was macht Celonis?
Celonis bietet mit seiner Process Intelligence Platform eine Plattform, die Process Mining mit Prozessdaten, Geschäftskontext und KI verbindet. Im Zentrum steht das Celonis Context Model, das Daten und Wissen aus unterschiedlichen Systemen zu einem dynamischen digitalen Abbild der Geschäftsabläufe zusammenführt. Celonis zählt zu den führenden Anbietern im Bereich Process Mining und Process Intelligence und wurde 2026 unter anderem von Gartner und Everest Group als Leader eingestuft.
Neben den leistungsstarken, datenbasierten Process-Mining-Analysen zeichnet sich die Plattform durch weitere Funktionen aus:
Celonis geht über die reine Analyse hinaus und verbindet Process-Mining-Ergebnisse mit KI, strukturierten und unstrukturierten Daten sowie Geschäftskontext. Eine wichtige Rolle spielt dabei das Celonis Context Model. Es bildet Daten, Geschäftsobjekte und ihre Beziehungen systemübergreifend ab und schafft so ein dynamisches digitales Abbild der Geschäftsabläufe.
Darauf basierend können Unternehmen erkennen, warum Prozesse nicht wie vorgesehen funktionieren, Optimierungspotenziale identifizieren und konkrete Maßnahmen ableiten. Diesen erweiterten Ansatz bezeichnet Celonis als Process Intelligence.
Celonis verbindet Process Intelligence mit KI sowie Prognose- und Simulationsfunktionen, um mögliche Prozessrisiken frühzeitig zu erkennen und Auswirkungen von Veränderungen zu untersuchen. Unternehmen können dadurch proaktiv handeln, anstatt nur auf bereits entstandene Probleme zu reagieren. Mithilfe von Prozesssimulationen und Was-wäre-wenn-Szenarien lassen sich zudem mögliche Auswirkungen von Veränderungen untersuchen, bevor diese umgesetzt werden.
Celonis bietet zahlreiche vorgefertigte Konnektoren sowie APIs, Streaming- und Zero-Copy-Integrationen. Dadurch lässt sich die Plattform mit CRM- und ERP-Systemen, Data Warehouses und weiteren bestehenden Anwendungen verbinden.
Auch für Salesforce stellt Celonis einen eigenen Extractor bereit. So können Salesforce Daten mit Informationen aus weiteren Systemen zusammengeführt und übergreifende Geschäftsprozesse analysiert werden.
Celonis stellt komplexe Prozesse und KPIs visuell übersichtlich dar und erleichtert so ihre Auswertung. Die Plattform geht jedoch über reine Dashboards hinaus: Erkenntnisse aus der Prozessanalyse können genutzt werden, um Maßnahmen in operativen Systemen anzustoßen und Abläufe gezielt zu optimieren.
Dabei unterstützt Celonis auch die Orchestrierung von Prozessen über unterschiedliche Systeme, Automatisierungen, Mitarbeitenden und KI-Agenten hinweg.
Vorteile einer Integration von Salesforce und Celonis
Salesforce ist eine leistungsfähige CRM-Plattform, mit der sich viele CRM-Prozesse analysieren und optimieren lassen. Ein vollständiger Blick auf tatsächliche Ende-zu-Ende-Prozesse ist jedoch schwieriger, wenn diese über Salesforce hinaus beispielsweise ERP-, Commerce-, Logistik- oder weitere Fachsysteme umfassen. Werden nur einzelne Systeme oder Funktionsbereiche betrachtet, bleiben Zusammenhänge, Engpässe und Ineffizienten häufig verborgen.
Die Integration von Salesforce und Process Mining mit Celonis hilft, diese Bottlenecks aufzudecken, Daten systemübergreifend zu verbinden und die vorhandene Datenbasis besser auszuschöpfen.
Celonis lässt sich über standardisierte Schnittstellen mit Salesforce verbinden. Dadurch können Prozessdaten aus Salesforce gemeinsam mit Informationen aus weiteren beteiligten Systemen analysiert werden. Entscheider:innen und Prozessmanager:innen erhalten so einen umfassenden Blick auf Ende-zu-Ende-Prozesse und können Ursachen für Verzögerungen und Abweichungen gezielter identifizieren.
Aus den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich konkrete Optimierungsmaßnahmen ableiten, die anschließend beispielsweise über Workflows und Automatisierungen in Salesforce umgesetzt werden können.
Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ist es entscheidend, Kosten zu senken und Ressourcen effizient zu nutzen. Celonis identifiziert Schwachstellen und Automatisierungspotenziale in Prozessen, zum Beispiel bei der Lead-Qualifizierung, Ticket-Bearbeitung oder Kampagnensteuerung.
Durch gezielte Verbesserungen können Unternehmen Zeit sparen, Kosten senken und die Produktivität erhöhen. Mitarbeitende können sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, bei denen ihre Expertise und persönliche Interaktion gefragt sind, während geeignete standardisierte Prozessschritte automatisiert werden.
Optimierte Workflows können die Kundenzufriedenheit steigern. Sie ermöglichen schnellere Reaktionszeiten, eine zielgerichtete Kommunikation und eine konsistente Customer Journey. Process Mining hilft dabei, Prozessprobleme zu erkennen, die sich direkt auf das Kundenerlebnis auswirken. Beispielsweise lange Bearbeitungszeiten, unnötige Weiterleitungen oder Medienbrüche.
Die Integration von Salesforce und Celonis bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse nicht nur für den Moment zu verbessern, sondern kontinuierlich zu analysieren. Werden neue Produkte, Märkte, Teams oder Systeme ergänzt, lassen sich Veränderungen in den tatsächlichen Abläufen sichtbar machen und Prozesse bei Bedarf anpassen.
So können Unternehmen Standards etablieren und frühzeitig erkennen, wo neue Prozessvarianten oder Ineffizienzen entstehen.
Salesforce und Celonis in der Praxis
Abstrakte Prozessstrategien waren gestern. Mit der Process-Mining-Software von Celonis können Unternehmen ihre Prozesse verstehen lernen und praxisnah an ihren individuellen Anforderungen ausrichten. Die folgenden Szenarien zeigen, wie Vertrieb, Kundenservice und Marketing von einer Integration von Salesforce und Celonis profitieren können.
Dabei folgt das Zusammenspiel grundsätzlich einer einfachen Logik: Celonis analysiert die Prozessdaten und identifiziert Abweichungen und Optimierungspotenziale. Daraus lassen sich geeignete Maßnahmen ableiten, die anschließend beispielsweise über Salesforce Workflows, Automatisierungen oder KI-Funktionen in den operativen Prozess integriert werden.
Die Vertriebsmitarbeitenden eines Unternehmens verbringen viel Zeit mit der manuellen Dateneingabe. Außerdem fehlt der Überblick, welche Leads priorisiert werden sollen. Die verzögerte Bearbeitung von Leads führt zu niedrigen Abschlussraten und Opportunities stagnieren immer wieder an bestimmten Stellen im Vertriebsprozess. Dadurch entstehen Lücken zwischen dem geplanten und dem tatsächlich ausgeführten Vertriebsprozess.
Celonis analysiert den Lead-to-Cash-Prozess und identifiziert dabei Engpässe und Prozesslücken. Dabei können neben Salesforce Daten auch Informationen aus weiteren beteiligten Systemen einbezogen werden. So wird beispielsweise sichtbar, wo Opportunities besonders lange liegen bleiben, Freigaben Prozesse verzögern oder einzelne Schritte unnötig häufig wiederholt werden. Auf Basis dieser Erkenntnis können Unternehmen den Vertriebsprozess gezielt anpassen und ausgewählte Workflows in Salesforce automatisieren. Beispielsweise lassen sich Aufgaben oder Erinnerungen für Vertriebsmitarbeitende auslösen, damit Leads und Opportunities rechtzeitig nachverfolgt werden.
Das Ergebnis: schnellere Vertriebsprozesse und eine gezielte Bearbeitung von Leads und Opportunities durch gezielte Priorisierung und kürzere Reaktionszeiten.
Kunden verlieren die Geduld, wenn Anfragen nicht zügig bearbeitet werden. Die Ressourcen der Servicemitarbeitenden werden jedoch von wiederkehrenden Anfragen gebunden. Gleichzeitig werden spezifische Anfragen nicht immer direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet. Außerdem erleben Kund:innen teils inkonsistente Interaktionen über verschiedene Kanäle hinweg.
Celonis analysiert den Serviceprozess und deckt häufige Eskalationen, lange Wartezeiten und Verzögerungen bei Weiterleitungen auf. Die Prozessmanager:innen können wiederum daran anknüpfen und ausgewählte Schritte in Salesforce optimieren oder automatisieren, sodass Anfragen beispielsweise direkt an die zuständigen Personen geleitet werden.
Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger unnötige Weiterleitungen und ein effizienterer Kundenservice.
Potenzielle Kund:innen springen ab, weil Kampagnen und Touchpoints nicht aufeinander abgestimmt sind. Das Targeting ist unzureichend und blockiert Ressourcen durch irrelevante oder schlecht qualifizierte Leads. Und die effektivsten Touchpoints in der Customer Journey sind nicht bekannt.
Celonis verbindet relevante Prozessdaten und identifiziert Schwachstellen der Customer Journey. So lässt sich beispielsweise erkennen, an welchen Touchpoints besonders häufig Abbrüche auftreten oder wo die Übergabe qualifizierter Leads an den Vertrieb ins Stocken gerät. Auf Basis dieser Erkenntnis können Unternehmen Kampagnen, Übergabeprozesse und Automatisierungen in Salesforce gezielt anpassen und und Marketingressourcen gezielter einsetzen.
Das Ergebnis: transparentere Customer Journeys und eine bessere Grundlage für höhere Conversion-Rates durch gezielte Ansprache und optimierte Kampagnenführung.
Process Intelligence als Grundlage für KI-Agenten
Mit dem zunehmenden Einsatz von KI-Agenten gewinnt Process Intelligence zusätzlich an Bedeutung. Denn KI benötigt nicht nur Zugriff auf Daten, sondern auch Kontext darüber, wie diese Daten zusammenhängen und welche Prozesse, Regeln und Abhängigkeiten dahinterstehen.
Ein KI-Agent im Vertrieb muss beispielsweise verstehen, welche Opportunity betroffen ist, welche Aktivitäten bereits stattgefunden haben und welcher Prozessschritt als Nächstes vorgesehen ist. Im Kundenservice sind wiederum Informationen zu Kund:innen, Verträgen, bisherigen Anfragen und angrenzenden Prozessen relevant.
Das Celonis Context Model kann diesen Prozess- und Geschäftskontext systemübergreifend bereitstellen. Celonis unterstützt zudem Technologien wie das Model Context Protocol (MCP) und die Orchestrierung von Prozessen, in denen Mitarbeitende, bestehende Automatisierungen und KI-Agenten zusammenspielen.
Process Intelligence kann Unternehmen damit nicht nur dabei unterstützen, Prozesse zu analysieren. Sie hilft auch zu erkennen, an welchen Stellen KI sinnvoll eingesetzt werden kann und welchen Kontext KI-Agenten benötigen, um Aufgaben innerhalb bestehender Geschäftsprozesse zu übernehmen.
Weshalb sich die Investition in Celonis lohnt
Process Mining mit Celonis schließt die Lücke zwischen geplanten und realen Prozessen. Datenbasierte Analysen machen sichtbar, wo Abläufe vom vorgesehenen Prozess abweichen, welche Ursachen dahinterstecken und wo Optimierungspotenziale bestehen. Zusammen mit Salesforce lassen sich so nicht nur CRM-Prozesse analysieren, sondern auch Zusammenhänge mit vor- und nachgelagerten Systemen berücksichtigen.
Unternehmen können dadurch gezielter entscheiden, welche Prozesse sie vereinfachen, standardisieren oder automatisieren. Das kann Kosten und Zeit sparen und gleichzeitig dazu beitragen, Kundenanfragen schneller zu bearbeiten und eine konsistente Customer Journey zu schaffen.
Mit KI gewinnt Process Intelligence zusätzlich an Bedeutung. Statt KI lediglich mit isolierten Daten zu versorgen, können Unternehmen ihr den notwendigen Prozess- und Geschäftskontext zur Verfügung stellen. Das verbessert die Grundlage für Prognosen, Handlungsempfehlungen und den Einsatz von KI-Agenten.
Celonis und Salesforce ergänzen sich damit an unterschiedlichen Stellen: Salesforce bildet zentrale operative Kundenprozesse ab, während Celonis Transparenz über die tatsächlichen Abläufe und ihre Zusammenhänge über Systemgrenzen hinweg schafft. Unternehmen erhalten so eine fundierte Grundlage, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und Automatisierung und KI dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schafft.
