ERP oder CRM-System im Unternehmen nutzen?

CRM- und ERP-Systeme kommen in einem Unternehmen zum Einsatz, wenn verschiedene Arbeitsschritte optimiert werden sollen. Das Ziel beider Optionen ist relativ identisch, auch wenn es auf unterschiedlichen Wegen erreicht wird: Die Verbesserung, Beschleunigung und Organisation verschiedener Unternehmensstrukturen, Verwaltungs-Apparate und Kundenbeziehungen.

Was auf den ersten Blick ein wenig kryptisch wirkt, ist eigentlich gar nicht so schwer zu verstehen. Zusammengefasst versuchen beide Systeme mit bestimmten Tools und Hilfsmitteln den Workflow, Datenaustausch und die Kommunikation in einem Unternehmen zu verbessern. Das gilt gleichermaßen für die einfache Ordnung verschiedener Dateien, wie auch für komplexen Strukturen.

Ein CRM-System legt dabei einen großen Fokus auf die Kundenbeziehung, wohingegen ein ERP-System möglichst alle Abläufe in einem Unternehmen verbessern soll. Bei modernen Systemen sind die Grenzen allerdings fließend, sodass eine Entscheidung zwischen einer der beiden Optionen eventuell die falsche Herangehensweise ist.

Auf die Bedürfnisse kommt es an

Wer sich fragt, ob er in seinem Unternehmen lieber ein ERP- oder ein CRM-System nutzen sollte, hat eventuell einen wichtigen Schritt übersprungen, bevor es an die Auswahl der passenden Software ging. Vor allem anderen ist nämlich die Analyse des Status quo entscheidend, um hieraus später die richtigen Entscheidungen ableiten zu können. Wo gibt es aktuell Probleme bei der Organisation von Arbeitsabläufen? Wo gehen wichtige Informationen verloren?

Wo ist die Kommunikation zwischen Abteilungen zu langsam oder zu ungenau? Und so weiter. Man muss also zunächst die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens kennen, um das richtige System wählen zu können. Es gibt nämlich CRM-Systeme, ERP-Systeme, Kombinationen von beiden und sogar stark optimierte CRM-Systeme, die viel besser als ERP-Systeme sein können. Wer direkt zur Wahl des besten Systems möchte, kann hier weiterlesen. Für alle anderen werden wir im Folgenden die Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Systemen näher erläutern.

Unterschiede von CRM und ERP im Vergleich

Damit die Unterscheidung etwas leichter fällt, gibt es hier eine kleine Zusammenfassung zu den jeweiligen Systemen.

SystemBesonderheit / Erläuterung / Definition
CRMHauptsächlich für kundenbezogene Prozesse geeignet, aber weit mehr als ein modernes Adressbuch. Beispiel: M2M-Kummunikation für verbesserten Service.
ERPBesonders für Materialwirtschaft und Backoffice geeignet. Hat fast keinerlei Bezug zu Kunden. Hilft besonders Austausch zwischen Beschaffung, Produktion und Controlling.

CRM-Systeme zur Kunden- und Datenverwaltung

Ein CRM-System (Customer Relationship Management System oder System für Kundenbeziehungsmanagement)sorgt im ersten Schritt für die Zentralisierung aller Daten, Aufträge, Kontakte und weiterer relevanter Informationen auf einer Plattform. Diese sind für alle Beteiligten frei zugänglich und ermöglichen so einen Zugriff auf jeden Daten- oder Informationssatz in Echtzeit. Das hat den großen Vorteil, dass der Benutzer immer einen zusammengefassten Überblick über alle Aufträge, Daten und Informationen erhält, ohne erst herausfinden zu müssen, wo die jeweiligen Datensätze gespeichert sind.

Wofür das Ganze gut ist? Der vornehmliche Einsatzbereich von CRM-Systemen hat meist irgendetwas mit Kunden zu tun. Nicht immer mit Endkunden in einem Geschäft, sondern auch im Bereich B2B gibt es viele Nutzungsmöglichkeiten. CRM-Systeme wie beispielsweise das von Salesforce bündeln je nach Geschäftsmodell alle relevanten Informationen zu einem Kunden, sodass beispielsweise 10 verschiedene Service-Mitarbeiter mit einem Fall betraut sein können, ohne wichtige Informationen untereinander zu verlieren. Zum Kunden XY hat man also immer alle Verträge, vergangene Mails oder das aktuell genutzte Produkt im Blick.

ERP-System für alle internen Unternehmensabläufe

Im täglichen Trubel der Aufgaben bildet ein ERP-System das Rückgrat der internen Unternehmensabläufe. Dieses System hat als Ziel, alle unternehmensrelevanten Daten und Informationen in einem Computersystem unterzubringen. Beispielsweise wird so eine Kundenbestellung vom ERP-System bis zum finalen Abschluss überwacht und die Einnahmen direkt optisch dargestellt. Das hat zur Folge, dass bei einem neuen Auftrag alle Mitarbeiter über das System direkt auf den gleichen Stand gebracht werden können.

In einem ERP-System geht es aber letztlich weniger darum, den Kunden in den Fokus zu rücken, sondern eher um die Optimierung des Workflows hinter den Kulissen. In Fachkreisen wird der Einsatzbereich als Back-Office bezeichnet, also als ein Bereich, der die interne Betriebsprozesse umschreibt. Es geht um die sinnvolle Verknüpfung von Dateien, den internen Kommunikationsaustausch und den beschleunigten Transfer von Daten.

Klassische Einsatzbereiche für ERP-Systeme sind beispielsweise die Verknüpfung von Produktion und Einkauf. Nur wer hier die richtige Balance findet, kann große Gewinne einfahren. Natürlich kann man dieses Beispiel noch weiterdenken: Es kann durchaus Sinn machen, auch die Buchhaltung mit anzugliedern und dann wäre es doch praktisch, wenn die Urlaubsplanung der Mitarbeiter in die Schichtbesetzung einfließt. Schon hat man eine Vielzahl von Schnittstellen, die ein ERP-System zu dem machen, was es wirklich ist: Ein Software zur Verwaltung der Unternehmensressourcen.

ERP inklusive CRM

Wer das beste aus beiden Welten haben möchte, kann natürlich auch ein CRM- in ein ERP-System integrieren. Viele ERP-Lösungen kommen sogar von Haus aus schon ausgestattet mit einem CRM-System. Sofern die Datenstruktur stimmt, gibt es auch keinerlei Probleme beim Austausch. Besonders in großen Unternehmen empfiehlt sich eine solche Kombinationen, wenn es einerseits eine große Produktion und andererseits viele Aufgaben rund um die Kundenbetreuung gibt.

CRM-System als besseres ERP-System

Wer es richtig anstellt, kann aus seinem CRM-System in vielen Fällen mehr als aus jedem ERP-System rausholen. Das gilt nicht immer, aber häufig dort, wo die Produktion hinsichtlich der Organisation eine untergeordnete Rolle spielt. Wie viele Praxis-Beispiele zeigen, lässt sich mit einem Cloud-CRM-System von Salesforce so viel mehr machen, als Kunden und Leads in einem System zu bündeln. Der Fall Coca Cola zeigt sehr gut, wie groß der Einfluss eines CRM-Systems sein kann.

Wer allgemein auf der Suche nach Unternehmenssoftware ist, wird deshalb mit einem CRM-System besser bedient sein, um zumindest dem Chaos im Büro Einhalt gebieten zu können.

Entscheidung: CRM oder ERP wählen?

Die Suche nach dem passenden System für Ihr Unternehmen beginnt mit ein paar grundsätzlichen Fragen: Für welchen Bereich benötigen Sie eine Verwaltungssoftware? Spielen auch Kundenbeziehungen eine zentrale Rolle oder geht es primär um die reine organisatorische Ordnung Ihrer Arbeitsprozesse? Möchten Sie eine bestehende IT-Abteilung ergänzen und optimieren oder besitzen Sie aktuell noch gar keine? Und abschließend sollten Sie auch die Frage stellen, wie viel das System nun eigentlich maximal Kosten darf?

Die Entscheidung, ob dann letztlich ein ERP- oder CRM-System zur Anwendung kommt, kann auch schon durch kleinere Faktoren entschieden werden. Haben Sie die Zeit ein umfassendes ERP-System in Ihr Unternehmen zu integrieren, was gegebenenfalls mit einer hohen Vorlaufzeit verbunden ist? Falls nicht, dann fällt die Wahl schnell auf ein CRM-System, welches quasi auf Knopfdruck gebucht und einsetzbar ist.
Als grobe Faustregel kann gelten: Wer nur im Büro Ordnung schaffen will und häufig Probleme mit Informationsverlust hat, der ist mit einem CRM-System bestens bedient. Wer besonders bei der Produktion und Materialwirtschaft mehr Effizienz und geringere Kosten sucht, der ist mit einem ERP-System besser bedient. Gibt es Bedarf in beiden Bereichen, dann empfiehlt sich eine Kombination aus beidem, wobei enorm darauf geachtet werden sollte, dass beide Systeme auch wirklich kompatibel sind!

EinsatzbereichPassendes System
BackofficeERP, machmal auch CRM
MaterialwirtschaftERP
Kundenkontakt (Marketing, Vertrieb, Service)CRM
Alle UnternehmensabläufeERP + CRM, manchmal umfassendes CRM

Auf beide Systeme verzichten

Mit dem Verzicht auf beide Systeme verschließen Sie die Tür vor der voranschreitenden Digitalisierung in Deutschland. Das mag für ein Unternehmen mit einem kleinen Kundenkreis von um die 50 Personen vermutlich noch kein all zu großen Problem sein.

Allerdings kann man sich von der Grundidee der ERP- und CRM-Systeme eine Menge abschauen. Es lässt sich vermutlich nur schwer abstreiten, dass von einer geordneten Speicherung und Erreichbarkeit von betriebsrelevanten Informationen quasi jedes Unternehmen profitieren kann.

Anbieter und Hersteller im Vergleich (ERP und CRM)

In Deutschland gibt es bei der Suche nach einem komplexen ERP-System kaum ein vorbeikommen an dem baden-württembergischen Softwarehersteller SAP. Bereits seit 1972 auf dem Markt aktiv, erhalten Sie mit einer Lösung von SAP ein ERP-System, welches sich bereits über Jahrzehnte bewährt hat und noch heute immer wieder aktualisiert wird. Das verhilft speziell Großunternehmen dazu, mit einem einheitlichen System die Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Allerdings hat das Unternehmen den Cloud-Trend ein wenig verschlafen, wodurch andere Anbieter sich gewisse Vorteile auf dem Markt erkämpfen konnten.

Einer dieser Hersteller ist Salesforce. Im Jahr 1999 gegründet, gilt Salesforce im Bereich cloudbasierter CRM-Systeme als Pionier und überzeugt mit seiner einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Besonders in beheimateten Amerika erfreut sich die Software hoher Beliebtheit und der Anbieter hat inzwischen den Marktvorsprung von SAP eingeholt. Die Stärken von Salesforce liegen in der kompakten Oberfläche und Vielseitigkeit der Angebote, speziell die Sales-Cloud ist sehr gefragt.

Doch auch das Microsoft Dynamics CRM oder die Oracle Siebel Cloud mischen auf dem Markt der großen Hersteller von Unternehmenssoftware-Lösungen munter mit. Dabei wird überwiegend ein CRM-System angeboten, welche sich in den individuellen Fähigkeiten unterscheiden. Etwa lassen sich bei Microsoft verschiedene Microsoft Office Produkte leichter in ein bestehendes System einbinden, dafür fehlt es an Kompatibilität mit anderen Herstellern. Der Großteil aller Angebote werden zudem heutzutage über eine Cloud angeboten. Inzwischen hat selbst SAP mit der Hybris Cloud ein ERP-System ohne lokale Installation entwickelt.

AnbieterERP-SystemCRM-SystemPaketPreiseBesonderheiten
SAP Business One   Starter Package User 33 Euro pro Nutzer / Monat Besonders für Großunternehmen mit Wunsch nach hoher Datensicherheit
  Business One   Limited User 45 Euro pro Nutzer / Monat
  Business One   Professionell User 79 Euro pro Nutzer / Monat
Oracle Oracle Cloud   Financials Cloud 520,92 Euro pro Nutzer / Monat Hohe Branchenvielfalt mit spezifischen Tools
  Oracle Cloud   Procurement Cloud 347,28 Euro pro Nutzer / Monat
Sage 100cloud   Einstiegs-Lösung 22 Euro pro Nutzer / Monat Besonders für den Mittelstand geeignet und viele Funktionen im Finanzsektor
  100cloud   Kombi-Lösung 48 Euro pro Nutzer / Monat
  100cloud   Rundum-sorglos-Lösung 59 Euro pro Nutzer / Monat
Microsoft Dynamics 365   Customer Engagement Plan 97 Euro pro Nutzer / Monat Kompatibel mit anderen Microsoft Office Produkten
  Dynamics 365   Unified Operations Plan 160,23 Euro pro Nutzer / Monat
  Dynamics 365   Dynamics 365 Plan 177,10 Euro pro Nutzer / Monat
Salesforce   Sales Cloud Lightning Essentials 25 Euro pro Nutzer / Monat Benutzerfreundliche Oberfläche und bereits für Start-Ups geeignet
    Sales Cloud Lightning Professionals 75 Euro pro Nutzer / Monat
    Sales Cloud Lightning Enterprise 150 Euro pro Nutzer / Monat
    Sales Cloud Lightning Unlimited 300 Euro pro Nutzer / Monat
Sugar   Sugar CRM Sugar Professional 40 Euro pro Nutzer / Monat Alle Anwendungen basieren auf einheitlichen Quellcode und das CRM System besitzt eine hohe Anzahl an Schnittstellen und Plugins
    Sugar CRM Sugar Enterprise 65 Euro pro Nutzer / Monat
    Sugar CRM Sugar Ultimate 150 Euro pro Nutzer / Monat
Zoho   Zoho CRM Standart 12 Euro pro Nutzer / Monat Große Palette an Tools und Hilfsmittel trotz niedriger Kosten
    Zoho CRM Professionell 20 Euro pro Nutzer / Monat
    Zoho CRM Enterprise 35 Euro pro Nutzer / Monat
    Zoho CRM Ultimate 100 Euro pro Nutzer / Monat
Pipedrive   Pipedrive CRM Silber 15 Euro pro Nutzer / Monat Übersichtliche Verkaufsansicht zur chronologischen Ordnung nach Verkaufsstatus
    Pipedrive CRM Gold 29 Euro pro Nutzer / Monat
    Pipedrive CRM Platin 59 Euro pro Nutzer / Monat

Vorteile und Nachteile von CRM- und ERP-Systemen

Die Frage nach den spezifischen Vorteilen und Nachteilen von CRM- oder ERP-Systemen ist eigentlich falsch gestellt, da es sich hierbei (wie bereits gezeigt) um unterschiedliche Systeme handelt. Ebenso hat sich gezeigt, dass beide Systeme durchaus in Kombination auftreten können. Diese gebündelte Nutzung beseitigt letztendlich auch keine Vorteile und Nachteile des jeweiligen Systems, sondern erschließt nur alle theoretischen Anwendungsmöglichkeiten.

Wenn es überhaupt Vorteile und Nachteile zu nennen gibt, dann beziehen sich diese auf die Größe und die Kosten für CRM- und ERP-Systeme. Es ist sehr wahrscheinlich, dass in den meisten Fällen das kleinste und simpelste ERP-System noch größer und teurer als das kleinste CRM-System sein wird. Wer also einen leichten Einstieg in Unternehmenssoftware und die “Digitalisierung” sucht, hat mit einem CRM-System also vermutlich einen leichteren Start.

Übliche Kosten im Vergleich

Die verschiedenen Grund-Preise für ERP- und CRM-Systeme haben wir bereits beim Vergleich der Anbieteraufgezeigt. Hier handelt es sich natürlich nicht um die Gesamt-Kosten für ein Unternehmen, da dieser letztendliche Preis auch von der Anzahl der Nutzer abhängt. Dazu kommen nämlich noch die Kosten für die erstmalige Implementierung, die sich nach dem Aufwand richten. Müssen in einem großen Unternehmen viele Prozesse analysiert und angepasst werden (plus die Schulung aller Nutzer), dann ist das alleine auf den Zeitaufwand bezogen schon teurer, als eine einfache Einrichtung eines System für 5 Mitarbeiter.

Pauschal lässt sich nicht sagen, dass ein CRM-System unbedingt günstiger als ein ERP-System ist, aber vergleicht man beide Lösungen im selben Maßstab, dann ist die ERP-Software unterm Strich teurer, weil sie ja im Idealfall neben anderen Funktionen ein eigenes CRM-System enthält. Um mal eine ganz grobe Zahl zu nennen, sollten Sie je nach Anwendungsbereich im Schnitt mit 15.000 bis 100.000 Euro für CRM-Systeme und mindestens mit dem Doppelten für ERP-Systeme rechnen. Nach oben hin gibt es jedoch praktisch keine Grenzen!

Wir freuen uns, Sie begrüßen zu dürfen.

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